(по Г. Архангельскому)
Цель: формирование умений рационального управления временем.
I-й этап: «Уничтожение мелких неприятных дел ».
В нашей жизни бывают дела, требующие, может быть совсем немного времени, но неприятные. Например: вызвать мастера по ремонту компьютера, выяснить отношения с другом, попросить руководителя фирмы о повышении зарплаты и т.п. В тайм-менеджменте Глеба Архангельского такие задачи называются «лягушками». «Дела-лягушки» часто подолгу откладываются и грозят перерасти в большие неприятности. Задача, требовавшая пяти минут, откладывалась неделями и поэтому переросла в проблему, на решение которой придется потратить много часов, да еще и выслушать неприятные замечания и обиды близких или сослуживцев.
У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай лягушку». Действительно, начав день со «съедания» одной «лягушки», вы весь день ходите бодрый и радостный. Про остальных лягушек вспоминать не надо. Они останутся на следующие дни. И наоборот, если утром (или в течение дня) «лягушку» не съесть – она будет весь день маячить где-то на горизонте и отравлять жизнь. Глеб Архангельский писал: «Я думал, что у меня стада «лягушек», зеленые ковры вокруг меня, но когда ввел «правило ежедневной лягушки», - они все разошлись за две недели».
II-й этап: «Разглобализация» крупных задач.
Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее, тем труднее, как правило, заставить себя, ее выполнить. Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии тайм-менеджмента – «слонов». Например: написание диссертации, ремонт в доме, изучение иностранного языка, овладение компьютерной грамотностью, улучшение своей физической формы и др.
Главная наша проблема при работе со «слонами» - склонность восточных славян (русских, белорусов, украинцев) к глобализации, укрупнению задач. Глеб Архангельский пишет: «…Глобализировать проблему и тем самым ее угробить – первая и, главное, почти бессознательная реакция российского человека».
Единственный способ побороть эту страсть к глобализации и все-таки «съесть слона» - разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. Итак, крупную неприятную задачу бывает легче решать, разбив ее на большое количество мелких «лягушек». Например, можно проблему разбить на подзадачи, но не просто, а до мельчайших подробностей, до самых простых, легко исполнимых шагов. Может получиться 20, а может 100 пунктов. Потом надо взять за правило: каждое утро (день) вычеркивать любые 5 пунктов. При этом важно нарезать «слона» на такие бифштексы, каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона». Таким образом, проблема, откладывавшаяся месяцами, будет достаточно быстро решена.
Задание:
Подумать и записать сложные долгосрочные дела, которые надо решать – в одну колонку и легкие простые, но неприятные дела, которые вы откладываете на потом, но которые постоянно волнуют вас – во вторую. Первую озаглавьте «Слоны», вторую «Лягушки». Спланируйте свою жизнь на 1- 3 месяца, руководствуясь следующими правилами:
1. «Съедать» в день по одной - две «лягушке» (выполнять по одному второстепенному, но волнующему делу).
2. Разделить «слонов» на бифштексы (на несколько этапов решения проблемы), уничтожая по бифштексу в день, «съедайте» по одному слону в месяц (или за два месяца).
III-й этап: «Личные награды и наказания»
(мотивация к деятельности)
Мало грамотно структурировать неприятные дела и разделить их на «бифштексы». Важно создать для себя дополнительную мотивацию на ритмичное, регулярное съедение этих «бифштексов», используя метод «кнута и пряника». За выполнения плана по «заготовке и утилизации слонов и лягушек» в конце недели или месяца поощряйте себя отдыхом (каток, бассейн, фитнес, поездка на экскурсию и т.п.). В случае невыполнения накажите себя физическими упражнениями (например, 20 – 50 раз отжаться от пола, пробежать небольшой кросс и др.) и форсированным уничтожением самых неприятных «лягушек» и крупных бифштексов (особенно включая уборку в квартире, ремонтные работы), сократив свой отдых.
Осуществлять самомотивацию можно и другими способами. Например, существуют такие приемы:
1) «Сжигание мостов» - это клятвенное публичное обещание в том, что с сегодняшнего дня я, например, бросаю курить.
2) Количественное измерение результатов деятельности по «съеданию слонов и лягушек», что значит ежедневно в конце дня отмечать, что сделано за день. Человек устроен так, что сама фиксация количественного показателя уже подталкивает к действиям в нужном направлении. Целесообразно завести таблицу регулярных дел.
3) «Метод швейцарского сыра» - это выполнение задачи не в логической последовательности, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки – наиболее простые, приятные и т.п.
4) Использование «якоря» (ритуала) для включения в задачу. Это может быть любая техническая черновая работа. Как говорят художники: «Прежде, чем делать эскиз – наточи карандаш».
XII. МЕТОД ИНТЕРВЕНЦИЙ
В этой статье мы разберем ТОП 5 действенных методик тайм-менеджмента.
Методики тайм-менеджмента. №1. Правило Парето.
В 19 веке известный итальянский экономист Фильфредо Парето открыл простой принцип 80 на 20, согласно которому, только 20% выполняемых нами задач приносят 80% процентов результата.
Ваша задача, перед выполнением любой задачи, научиться задавать себе простой вопрос: «Что мне принесет выполнение данной задачи?». Если ответ, вас удовлетворит, то задачу стоит выполнить. Если нет, то, возможно, эту задачу стоит отложить.
Методики тайм-менеджмента. №2. Матрица Эйзенхауэра.
Срочные задачи в большинстве случае не бывают важные. А важные задачи, в большинстве случаев не бывают срочными.
Именно к такому заключению пришел 34 президент США Дуайт Эйзенхаур. Он изобрел специальную матрицу, с помощью которой можно легко определить, стоит ли заниматься той или иной задачей.
Методики тайм-менеджмента. №3. Поедание лягушек
Методика довольно простая. В жизни каждого человека полно мелких неприятных дел, которые выполнять не хочется. Эти мелкие неприятные дела своим присутствием пьют нашу кровь. В тайм-менеджменте эти дела называются лягушками. Важно научиться избавляться от них.
Для этого возьмите за правильно каждое утро «поедать по одной лягушке».
Например, нужно заполнить отчет, но не хочется. Пришли утром на работу и первым делом сели за заполнение отчета.
Методики тайм-менеджмента. №4. Разрезание слона на бифштексы.
Когда перед человек стоит большое и сложное дело, наша мотивация его выполнять маленькая (или она вообще отсутствует).
Когда перед человеком стоит маленькая и простая задача, мы легко и быстро ее выполняем. Именно по этой причине большие и сложные задачи нужно разрезать (делить) на маленькие и понятные.
Методики тайм-менеджмента. №5. Помодоро.
Человек не робот. Мы не можем работать 24 часа в сутки. Наша производительность подчинена простым законам.
Сначала мы включаемся в процесс и набираем обороты. Потом мы выходим на пик своей активности. И потом наступает спад.
«Приоритизируйте!» – с этого начинается любой перечень советов по повышению эффективности работы. Однако, как правильно расставить акценты, особенно если список задач постоянно разрастается?
Мы предлагаем вам три самые популярные методики приоритизации задач, которые помогут вам сосредоточится и значительно повысить свою продуктивность.
Матрица Эйзенхауэра
img.gawkerassets.com
Классикой тайм-менеджмента считается так называемая «матрица Эйзенхауэра». Считается, что президент США Дуайт Эйзенхауер был большим любителем такого способа приоритизации задач. Специалист по вопросам лидерства Стивен Кови в своих книгах «Главное внимание главным вещам» и «7 навыков высокоэффективных людей» популяризировал этот метод.
Сама матрица выглядит как таблица, состоящая из 4 квадратов. По горизонтали и вертикали вы прописываете названия квадратов, куда потом впишете свои задания. По горизонтали квадраты будут называться «срочные» и «не срочные», а по вертикали «важные» и «неважные». Таким образом, каждый квадрат получает название: «Срочные и важные», «Не срочные и важные», «Срочные и не важные» и соответственно «Не срочные и не важные».
Планомерно заканчивая важные задания, они никогда не перейдут в категорию срочных, и у вас будет достаточно времени с ними справиться.
После этого вы начинаете по категориям классифицировать свои задания. Приступая к работе, большинство людей в первую очередь пытаются справиться со списком в квадрате «Важные и срочные». После этого обычно переходят к квадрату «Срочных и не важных» дел. И вот тут, по мнению авторов концепции, кроется ошибка.
Стивен Кови считает, что после срочных и важных заданий нужно стремиться посвятить большую часть времени квадрату 2 – важные и не срочные задания. Таким образом, планомерно заканчивая важные задания, они никогда не перейдут в категорию срочных, и у вас будет достаточно времени с ними справиться. В итоге большинство времени вы будете посвящать значимым заданиям, а не гнаться в попыхах за несущественными делами. При этом, по мнению Кови, квадрат 1 стоит «зарезервировать» для действительно неотложных дел.
Приоритизация по Дэвиду Аллену
Один из гуру тайм-менеджмента, автор методики Getting Things Done Дэвид Аллэн считает, что приоритизировать задания без учета текущей ситуации невозможно. По его мнению, все зависит от нескольких вопросов, ответив на которые вы сможете правильно расставить акценты дня.
Во-первых, это контекст. Ориентируйтесь на то, в какой обстановке вы находитесь и какое задание будет более уместным. Естественно, если вы сидите в шумном кафе, вам вряд ли будет удобно начинать работу над годовым отчетом или другим крупным заданием.
В-третьих, энергия. Исходите из того, сколько сил осталось у вас в этот момент. Не забывайте, что 30 минут в первой половине дня и 30 минут вечером, когда вы выжаты как лимон, субъективно могут быть совсем разными промежутками времени.
В-четвертых, отдача. В этом пункте Аллен советует ориентироваться на ваши стратегические планы и цели и подбирать задания наиболее близкие к ним.
Эксперт подчеркивает, что применять эти четыре критерия стоит как при стратегическом планировании, так и при составлении ежедневного списка дел.
Метод Брайана Трейси
www.95percent.com.my
Автор книги «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку или 21 действенный принцип эффективного труда» Брайан Трейси построил свою методику приоритизации, отталкиваясь от известного выражения: «Если первым делом утром съедать живую лягушку, ваш день пройдет прекрасно, ведь ничего хуже за этот день с вами уже не случится». По его мнению, «гадкие лягушки» – это наименее приятные и самые трудные задания. Именно их люди пытаются обойти и отложить, из-за чего не справляются со всеми делами. Брайан Трейси считает, что если сделать эти задания в первую очередь – оставшийся день пойдет как по маслу.
А – это и есть гадкие лягушки. Сюда стоит отнести самые обязательные задания, невыполнение которых может повлечь серьёзные последствия для вашей карьеры. Например, это может быть встреча с важным клиентом или сдача годового отчета.
B – это менее важные задания, которые вы в принципе должны сделать, но если вы их не выполните – никаких серьезных последствий не будет. Сюда можно отнести проверку почты или не очень существенные телефонные звонки. По словам Трейси, основное правило – никогда не выполнять задания B, пока вы полностью не справились со списком А.
«Гадкие лягушки» – это наименее приятные и самые трудные задания. Брайан Трейси считает, что если сделать эти задания в первую очередь – оставшийся день пойдет как по маслу.
C – это задания, которые вы хотите, но не должны делать и которые никак не влияют на вашу карьеру. Например, ланч с коллегами или звонки старым знакомым.
D – это задания, которые вы можете передать кому-то другому. Согласно принципам этой методики, необходимо стараться максимально передавать делегируемые задачи, чтобы освободить больше времени для заданий из категории А.
E – это задания, которые в принципе не имеют никакого значения для вашей работы. Как правило, сюда попадают дела, которые вы делаете по привычке и которые больше не имеют особого значения, поэтому их можно просто вычеркнуть.
Помимо ожидаемого повышения эффективности, плюс этого метода еще и в том, что такой поэтапный переход от необходимых дел к желаемым будет приносить вам все больше психологического удовольствия и эмоциональной отдачи на протяжении дня.
У 93% людей есть мечта,
которую можно осуществить до конца недели,
а они делают из нее мечту всей своей жизни.
(Народный афоризм).
Зачастую не хватает внутренней мотивации для неприятных, но необходимых дел. Какие это могут быть дела? Например, холодные звонки клиентам, работа по сложному проекту, бег по утрам и пр. В тайм-менеджменте существует несколько техник, помогающих начать такие дела. Мы рассмотрим следующие: технику «поедания лягушек», технику «деления слона на бифштексы».
1)
Техника поедания лягушек.
Мелкие, но очень не вкусные дела, похожие на зеленую, мокрую и липкую лягушку, так и называют лягушками. Эта техника заключается в том, чтобы по утрам съедать одну из таких лягушек. Итак, представьте себе, Вы пришли утром на работу и сразу же позвонили неприятному клиенту, после чего весь день Вы ходите с ощущением счастья, потому что самая неприятные задача уже позади. Если поедание лягушки переноситься с утра на обед, с обеда на ужин, с ужина на следующий день, то негатив от мыслей будет преследовать бесконечно, отбирая энергию и на приятные задачи. Съедайте на завтрак по одной лягушке, и уже через пару недель жизнь засверкает новыми красками. Очень важно награждать себя после каждой съеденной лягушки. Например, шопингом или шоколадкой.
2) Раздели слона на бифштексы.
Мы знаем, что глобальные, большие дела, такие как, написание книги, ремонт в доме, изучение иностранного языка, улучшение своей физической формы, обычно откладываются на потом, так как они кажутся уж очень большими. Как слон... Но путь к достижению своих жизненных целей, а значит, счастливой жизни лежит через такого слона. Его, как и лягушек, необходимо съедать. За один раз сделать это нам не удастся, поэтому слона необходимо разделить на части, пожарить слоновьи бифштексы, и каждый день съедать по одному такому бифштексу. Например, ремонт квартиры - это слон. При мысли о том, что его нужно съесть, пропадает всяческий аппетит. Но если разделить его на части: посчитать затраты на ремонт, измерить площадь комнат, определиться с дизайном, вынести старую мебель и т.д., то съесть такого слона будет намного проще.
Так же и в работе. Возьмем, к примеру, такого слона, как научиться работать по технологии продаж. Действительно, нужно учесть все тонкости и премудрости работы на каждом этапе при взаимодействии с клиентом. Так какие же бифштексы мы можем пожарить? Для начала разделим его на этапы и начнем постепенно съедать первый. Причем в нем мы выделим еще элементы и сделаем из них более мелкие бифштексы. Например, фразы приветствия, которые нужно выучить раз и навсегда, или невербальный аспект общения с клиентом на данном этапе. Затем приступаем к одному маленькому бифштексу и съедаем его за день. Пускай это будет, например, такая тренировка: Вместо вопроса: «Могу ли я Вам помочь?» задаем вопрос: «Какие украшения Вам нравятся?». И такие мини-бифштексы съедаем каждый день по каждому этапу. Через месяц от нашего слона не будет и следа, а продажи только увеличатся.
ЗАДАНИЕ: заведите в своем ежедневнике таблицу «Мои бифштексы и лягушки».
· Если Вы запланировали ту или иную задачу и решили ее, то ставьте галочку.
· Если Вы запланировали ту или иную задачу, но не решили ее, то ставьте прочерк.
· Если же задача не была запланирована, то ничего не ставьте.
· Большое количество прочерков дает Вам сигнал о том, что нужно обратить на данную задачу особое внимание.
· Таблицу необходимо повесить на видное место (например, над рабочим столом).
· ВАЖНО! если Вы понимаете, что галочек у Вас не меньше 80%, то в конце недели делаете себе подарок, вознаграждение! Таким образом, Вы вырабатываете условный рефлекс на выполнение неприятных задач (лягушек) и достижение крупных целей (слонов).
Литература по тайм-менеджменту.
- Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы.
- Архангельский Г. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать.
- Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета.
- Лакейн А. Искусство успевать.
- Кови С. Главное внимание – главным вещам.
- Темплар Р. Правила самоорганизации: Как все успевать, не напрягаясь.
- Мэнсер М. Тайм-менеджмент. Эффективное управление временем.
Статья подготовлена Молчановой Мариной
Ведущим бизнес-тренером УЦ Diamond-Training
Рационально использовать время пытался еще Леонардо да Винчи. Он построил свою систему тайм-менеджмента: 15 минут спал, 4 часа работал и снова четверть часа спал…
Здравый смысл в этом был: после сна активность мозга максимальная. Вот великий Леонардо и ловил минуты вдохновения, в остальное время позволяя организму отдыхать.
Однако долго жить «по-леонардовски» нельзя - как минимум заработаете нервный срыв. Все-таки человеку нужен полноценный 8‑часовой сон. Тем более есть другие, более эффективные способы организации времени.
Метод помидора
«Помидорный» метод - один из самых оригинальных в тайм-менеджменте. Придумал его итальянский студент Франческо Чирилло .
Он, как и все студенты, перед сессией пытался объять необъятное. И ему это удалось. С помощью… помидора. Точнее - кухонного таймера в виде помидора. Молодой человек заводил таймер на 25 минут, в течение которых интенсивно зубрил лекции. Потом устраивал 5‑минутную перемену. Далее следовал второй «помидор» продолжительностью 25 минут. И снова небольшой перерыв. После запуска четырех «помидоров» студент позволял себе расслабиться в течение 15-20 минут.
Что это дает? Человек способен максимально концентрироваться в течение получаса, потом активность мозга плавно снижается. Если планировать время с учетом этих биоритмов, можно выполнить большой объем работ в сжатые сроки.
Секрет успеха. Четко определите задачу. Например, вам нужно написать текст для завтрашнего выступления. Заведите таймер или будильник на 25 минут, дав слово не отвлекаться ни на звонки (перезвоните позже), ни на письма, ни на эсэмэски, ни на болтовню с коллегами. Если задача занимает больше 5-7 «помидоров», разбейте ее на подзадачи.
Метод лягушки
У каждого из нас есть неприятные дела. Для кого-то это звонок клиенту, для кого-то - разговор с шефом. Так вот, в терминологии тайм-менеджмента неприятные дела (которые тем не менее необходимы) называются… «лягушками». И каждое утро нужно начинать с ликвидации такой «лягушки».
Что это дает? Разделавшись с «лягушкой» с утра пораньше, вы почувствуете прилив сил и хорошего настроения - больше ничего плохого не предвидится. Если оттягивать решение неприятной задачи, это будет давить на психику, усиливая стресс и снижая производительность.
Секрет успеха. Составив список «лягушек», равномерно поделите их по дням недели. Копить не рекомендуется: чревато хроническим стрессом. Разделывайтесь с ними последовательно и спокойно - это сэкономит кучу времени и сил.
Метод слона
«Слонами» в тайм-менеджменте называют большие задачи и объемы работ.Например, написание диссертации, строительство дома, изучение иностранного языка и прочие глобальные проекты. Однако страшно становится уже от одного слова «глобальный». Такой проект нависает, словно бетонная махина. Вот почему рекомендуется делить его на фрагменты. Это называется «съесть слона». Предположим, если вам надо построить дом на участке, составьте сначала план местности, сделайте проект коттеджа, продумайте систему коммуникаций, найдите бригаду, закажите стройматериалы.
Что это дает? Когда дробишь задачу на подзадачи, она не кажется такой масштабной. Нервное напряжение уменьшается, а эффективность работы увеличивается.
Секрет успеха. Последовательно идти к своей цели, выполняя пункт за пунктом.Метод швейцарского сыра
Швейцарский сыр, как известно, дырчатый. Если вы боитесь подступаться к какому-то делу, сделайте в нем «дырку», выполнив часть работ. Причем в отличие от последовательного «поедания слона» делать «дырки» можно в произвольном порядке. Допустим, если вы хотите строить дом, можно начать с тех пунктов, к которым сегодня больше лежит душа. Например, узнайте, сколько стоит брус или труд рабочих. Строгая последовательность необязательна: главное - ежедневно делать «дырки».
Что это дает? Чем сильнее «изъедена» задача, тем меньше времени уйдет на ее решение.
Секрет успеха. Метод швейцарского сыра хорош для раскачки, когда, с одной стороны, нужно приниматься за новый проект, а с другой - лень. Втянувшись, люди начинают разделывать «слона» более последовательно.
Личное мнение
Ксения Баженова, писательница
Я стараюсь планировать время, но бывает, планы нарушаются изменившимися обстоятельствами или просто ленью. Если дело касается работы, собираюсь и в итоге выполняю свои обязательства, иногда за счет сна.
Если же речь идет о хозяйстве - мытье посуды или готовке - могу отложить на потом. В общем, расставляю приоритеты.
