Хочешь быть максимально продуктивным и все успевать? 3 лучших совета, как правильно планировать свое время! Запиши себе.
Наверняка вы неоднократно слышали от своих знакомых или и сами произносили фразы типа: «Я ничего не успеваю!», «Мне мало 24 часов в сутках!», «День пролетел, а я ничего толкового не сделала!» и т.д.
Люди думают, что их проблема в излишне большом количестве дел.
Но в действительности все потому, что они не знают, как правильно планировать свой день , чтобы успеть все и без особого напряга.
Как правильно планировать свое время: что надо знать?
Знаете, как определяет это понятие словарь?
Время – это длительность бытия, которая измеряется секундами, минутами, часами, сутками, неделями, месяцами, годами, то есть, мера длительности каждого совершенного действия.
Вроде бы на первый взгляд все понятно: 1 час состоит из 60 минут, неделя – из 7 дней и т.д.
Но в реальной жизни время воспринимается совсем по-другому.
Вспомните, например, сколько тянется пара у нелюбимого преподавателя?
Явно больше, чем 1 час 20 минут?
Зато чтение интересной книги может захватить настолько, что 3 часа пролетят, как один миг.
Мы часто не успеваем справляться с заданиями не потому, что их слишком много или мы глупые, а лишь потому, что не знаем, как планировать свое время максимально эффективно.
Сделать это гораздо проще, чем вы думаете.
Главное, упорство, максимум организованности и немного денег, чтобы купить нужный инвентарь.
Как правильно планировать свой день: подготовка
Если вы регулярно опаздываете, не выполняете свои обещания вовремя, создаете завалы дел на работе, не успеваете осуществлять задания начальника, то от этого страдаете не только вы, но и окружающие.
Ладно, еще близкие родственники и друзья: они отнесутся с пониманием (хотя и их терпение не безгранично), но вот шеф вряд ли будет в восторге от такого сотрудника, поэтому о карьерном росте можно даже и не мечтать.
Но плох тот солдат, что не меряет на себя генеральские погоны!
Кому же охота всю жизнь просидеть на должности секретаря или курьера?
Если вы поймете, как планировать время , то сможете повысить работоспособность и быстро продвинуться по карьерной лестнице.
Для того чтобы вам понадобятся:
- ежедневник – это может быть блокнот, в который вы будете записывать задания на каждый день, но можно обойтись и обычной тетрадкой, разделенной на две части: для списка дел и посетивших вас идей;
- мобильный телефон , в котором вы сможете создавать напоминалки, например, телефон предупредит вас, что пора заканчивать с проверкой новостей и приступать к готовке ужина и т.д.
- компьютер или ноутбук – они нужны только тем, кто постоянно работает на компьютере – здесь вы сможете создавать разнообразные файлы: «что сделать сегодня», «список заданий на выходные», «что купить в воскресенье» и т.д.
Как планировать свое время: что может помочь?
Вы удивитесь, но существует множество моментов, которые вызывают у человека медлительность, расслабленное состояние и, соответственно, приводят к тому, что за день вы делаете гораздо меньше, чем планировали.Хорошей организации труда способствуют:
Безукоризненный порядок на рабочем столе.
На поверхности не должно быть никаких лишних предметов кроме тех, что нужны вам в данный момент для работы.
Все остальное прячьте в ящики.
Чистота и уют дома.
Если вы работаете дома или не работаете вообще, а лишь ведете домашнее хозяйство, это не повод допускать бардак и хаос.
Все вещи должны лежать на своих местах, пыль, грязь и пауки – тоже не лучшие помощники.
Покупая , выбирайте тот, что приносит вам эстетическое удовольствие.
Вы должны хотеть смотреть на него как можно чаще.
Просыпайтесь рано.
Не важно, нужно вам на работу или нет, это не повод валяться в постели до обеда.
Приучите себя просыпаться достаточно рано и в одно и то же время, чтобы успеть без спешки собраться и подкорректировать список дел на день, составленный с вечера.
Соблюдайте нормальный режим питания и сна.
Вечно невыспавшийся человек, страдающий от авитаминоза, просто не сможет работать эффективно.
Эти советы предназначены не столько научить, как правильно планировать свое время , сколько избавить вас от мелочей, на которые мы редко обращаем внимание, но которые существенно тормозят наше развитие.
Как планировать время: схема
Когда мы не хотим что-то делать, мы часто придумываем отговорки, замаскированные под причины.
Эти причины кажутся вполне уважительными, однако за ними скрывается отсутствие желания.
Говоря «у меня нет времени», мы подразумеваем, что текущие дела для нас важнее.
Каждый человек имеет право сказать, что у него нет времени.
Но тогда пусть он спросит себя, что для него действительно важно.
Дело не в том, что у вас не хватает времени, а в том, что вы предпочитаете тратить его на другие дела.
Я предложу вам три варианта, которые помогут научиться правильно планировать свое время и успевать сделать гораздо больше на протяжении дня.
Вы можете выбрать понравившийся либо разработать свой, скомбинировав несколько схем.
Работайте со списком дел.
На следующий месяц ежедневник – ваше главное оружие в борьбе с неорганизованностью.
Каждый вечер вы должны составлять список дел, сгруппировав их по мере важности, утром – подкорректировать его, а на протяжении дня неоднократно заглядывать в блокнот, вычеркивая то, что уже выполнено.
Это гипер эффективный метод, который поможет не только научиться планировать свое время, но и стать более пунктуальным.
Помните, в одной из статей я рассказывала вам о своей подружке Яне, которая при помощи ежедневника поборола привычку опаздывать?
Используйте максимально эффективно каждую минуту.
Да, иногда жизнь подбрасывает нам неприятные неожиданности: мы можем застрять в пробке или лифте, неожиданно могут отключить свет, зависнет компьютер и т.д.
Все это нужно воспринимать как неизбежность и не поддаваться панике!
Переключитесь на выполнение другого дела.
Просто почитайте полезную книжку или расслабьтесь и послушайте приятную музыку, чтобы организм восстановился и вы могли быстро наверстать упущенное время.
Стройте реальные планы и не давайте пустых обещаний.
Некоторые люди мало успевают, просто потому что слишком много на себя берут.
В итоге получают завалы невыполненных дел.
Оценивайте реально свои возможности, обязательно сортируйте все задания по мере их важности: те, которые требуют выполнения в первую очередь и те, что можно отложить.
Не стесняйтесь сказать начальнику, что статья о беженцах требует длительного сбора информации, поэтому заметку о ремонте городской канализации вы напишите завтра с утра и т.д.
Отличными советами по планированию своего времени
делиться известный видеоблогер
Alexsandr Kuskov
Смотрим и берем на заметку!
Но наиболее просто научиться правильно планировать свой день — поможет железная самодисциплина!
Попробуйте на протяжении месяца следовать строгому распорядку дня, вставать и ложиться в одно и то же время, не поддаваться слабостям типа «пойду поваляюсь», планируйте каждую свою минуту, следуйте составленному графику и очень скоро вы заметите, насколько эффективным стал каждый ваш день.
Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту
Планирование и организация работы - ключ к дальнейшему саморазвитию. Об основных принципах и правилах ежедневного планирования читайте в статье.
Из статьи вы узнаете:
Для чего нужно ежедневное планирование?
Не всем понятно, для чего нужно планировать свой рабочий день. Ведь каждый человек и без планирования знает, какие функции он выполняет и какие дела ему предстоят. Многие не видят смысла в составлении планов на день, поскольку всегда есть неожиданные поручения, способные спутать все заранее намеченные пункты.
Скачайте документы по теме:
Если сравнивать двух работников, выполняющих одинаковые функции и имеющих одинаковые способности, можно обнаружить, что объемы и качество выполняемой ими различны. Один сотрудник успевает решить и текущие, и стратегические задачи, второй - не успевает выполнять даже срочные поручения и вынужден все время оставаться после работы. Лучшие результаты покажет тот, кто более . То есть тот, для кого процесс планирования является ежедневной обязанностью и потребностью. Наличие плана даже на психологическом уровне заставляет человека мобилизоваться. У него есть зафиксированная цель и появляется внутренняя потребность в ее достижении.
Как планировать эффективно?
Планирование и организация работы выполняется сотрудником. Не руководитель, а работник должен ставить себе задачи. В этом случае он ставит перед собой цели самостоятельно, действует в том направлении, который выбирает сам. Как правило, процент выполненных задач при самостоятельном планировании оказывается выше, чем при выполнении общего , разработанного руководителем.
Существует система планирования работы, опробованная на практике и обеспечивающая оптимальное использование рабочего времени. Это набор принципов, следуя которым человек может составить грамотный, реалистичный и выполнимый план.
Прежде всего, определите, что нужно включить в ежедневный план. Он должен составляться с учетом стратегического плана, разработанного на полгода или год. Планирование на каждый день учитывает все дела, намеченные к выполнению, как непосредственно касающиеся работы, так и второстепенные. Например, поздравление коллеги с днем рождения. Кроме тех пунктов, выполнения которых ждет руководитель, в план нужно вносить и личные дела. Это необходимо для личного развития и создания положительного имиджа.
При планировании работы большие задачи, для решения которых потребуется несколько дней или недель, нужно разбить на этапы и выполнять их последовательно. Для каждого из этапов установите дату исполнения. Составьте план на ближайший день, включив в него и подзадачи. Для составления плана можно воспользоваться обычным бумажным ежедневником или специальной программой.
Цель планирования работы - не выполнение пунктов плана любой ценой, а своевременное и качественное исполнение приоритетных и задач и срочных заданий. Поэтому список намеченных к выполнению дел необходимо рассортировать и расположить пункты по мере убывания приоритетности. В процессе можно одновременно пользоваться несколькими методами.
Например, высший приоритет получают дела с фиксированным сроком выполнения и задачи, для решения которых нужно затратить больше усилий. Вторыми по степени важности станут ежедневные обязательные к исполнению дела и те задачи, сроки исполнения которых намечены на ближайшие дни. Низший приоритет при ежедневном планировании имеют второстепенные дела, неисполнение которых не будет иметь значимых отрицательных последствий.
Правила планирования дня
Так же, как и планирование работы предприятия, планирование рабочего дня отдельного сотрудника должно происходит по правилам. Следование им поможет обеспечить исполнение намеченных планов в комфортном для вас режиме.
- Распланируйте не более 70% своего рабочего времени. Это позволит спокойно выполнять срочные внеплановые задания и не нервничать, если вам придется отвлекаться от исполнения .
- Не включайте в ежедневный план более трех важных и срочных заданий одновременно. Ограничьте общее количество пунктов плана десятью.
- Формируйте однотипные дела в блоки. Это поможет выполнять их, воспользовавшись единым алгоритмом, что сократит время исполнения.
- Процесс планирования перенесите на вечер предыдущего дня. У вас останется время, чтобы, при необходимости, внести в план корректировки.
- Планирование сложных дел осуществляйте с учетом своих биоритмов. Кто-то отличается повышенной работоспособностью с утра, кто-то - в обед, а кто-то наиболее продуктивно работает вечером.
- Не начинайте выполнять новую задачу до того, как закончите уже начатую работу. Если пришлось прерваться - вернитесь и завершите начатое.
- Не откладывайте выполнение внепланового задания, если сделать его можно за несколько минут.
- Делайте перерывы каждый час, не оставаясь на рабочем месте. Посвятите перерывы легкой разминке, это поможет «освежить» голову.
- Не путайте с достижением целей, не ставьте перед собой задачи и не намечайте объемы, с которыми будет сложно справиться.
- Если остались невыполненные дела, не утратившие своей актуальности, перенесите их в план на следующий день.
- Организуйте свое рабочее место таким образом, чтобы работать было комфортно.
Вывод
Планирование на каждый день - полезный и необходимый навык. Это способ самоорганизации и саморазвития, гарантия того, что вы сможете работать эффективно. Предложенная система планирования работы поможет понять основные принципы тайм-менеджмента и успешно использовать эти знания на практике.
The Village с помощью экспертов продолжает находить ответы на рабочие вопросы. На этот раз мы узнали о том, как планировать свой рабочий день, чтобы успевать больше, но при этом не засиживаться в офисе допоздна.
Николай Добровольский
вице-президент Parallels
Ежедневно у меня достаточно много всевозможных встреч. Помимо этого, требуется время на подписание различных документов и работу с входящей почтой. Для того чтобы не сидеть в офисе до ночи, я взял на вооружение несколько простых правил.
Во-первых, стараюсь автоматизировать рутинные задачи. Если мне приходится делать что-то однотипное несколько раз, например, заполнять отчеты в Excel, обмениваться данными с коллегами, вносить какую-либо ежедневную информацию в управленческую отчетность, будучи программистом, мне проще написать простенький скрипт, позволяющий делать это автоматически. Во-вторых, я стараюсь по возможности сразу отвечать на входящие письма. Если не могу ответить оперативно, то в любом случае делаю это в течение 24 часов. Это позволяет не плодить «хвосты», отнимающие впоследствии дополнительное время и концентрацию. Кроме того, сберечь мое время мне помогает персональный ассистент. Она следит за моим расписанием, помогает с организацией поездок и прочим документооборотом.
Георгий Соловьев
генеральный директор онлайн-школы английского языка Skyeng
Принцип очень простой: важно научиться фокусироваться в правильных направлениях. Главное - понять, что то, на что вы тратите время в течение дня, продвигается, а соответственно, то, на что времени не хватает, - не двигается. Нужно хотя бы начать думать в интересующем направлении.
Когда я основал онлайн-школу и она начала активно развиваться, я был еще студентом технического вуза (МФТИ). Соответственно, мне пришлось учиться всему оперативно и, что называется в полях. Я понял, что, чтобы научиться управлять своим временем, не нужно особо ничего придумывать, так как есть гуру менеджмента, такие как, например, Друкер: просто берешь его книгу и смотришь, что он пишет. А пишет он, что нужно логировать время, анализировать в конце недели, на что вы потратили свои часы, сопоставлять план с фактом. Это сложно, рутинно, но это нужно научиться делать, причем регулярно.
Первое время у меня было множество тетрадок/листочков, где я старательно все записывал, чтобы ничего не забыть. Конечно, вскоре у меня накопился определенный опыт, теперь я могу заранее понять, что и в какой момент нужно делать, а на что время тратить не стоит. Кроме того, сейчас существует большое количество разнообразных приложений, которые помогают по максимуму использовать все 24 часа в сутках. От банальных методик скорочтения (в свое время я прошел такие курсы, что очень помогает мне изучать большие объемы литературы за ограниченный срок) до специальных трекеров сна, которые анализируют качество и время вашего сна, помогая просыпаться проще и чувствовать себя лучше. Я знаю порядка 10–20 приложений, которые освобождают по несколько секунд времени, но все вместе они дают довольно неплохой результат.
Игорь Шулинин,
директор Workki в России
Проблема планирования рабочего времени достаточно остро стоит перед каждым деловым человеком вне зависимости от занимаемой должности: будь то рядовой менеджер или CEO корпорации. Как водится, если есть проблема, то на рынке сразу появляются готовые решения. Так, сейчас можно пройти всевозможные тренинги по тайм-менеджменту, установить специальные приложения - помощники на любой гаджет и много всего еще, чтобы оптимизировать работу.
Свой выбор я остановил на самом доступном инструменте, который всегда под рукой, - ежедневнике. Чтобы не превращать этот процесс в рутину, я пользуюсь качественными увесистыми ежедневниками с приятной на ощупь бумагой и отдаю предпочтение черному роллеру в сочетании с цветными фломастерами, чтобы расставить акценты и добавить живости спискам и заметкам. Также в ежедневнике я отмечаю соблюдение ежедневных «ритуалов»: спорт, сон, чтение книг, медитация, самообразование и так далее. Каждый раз перед сном я планирую будущий день, составляя список задач в порядке приоритетности, а также оцениваю, насколько успешно я справился с предыдущими делами, а что придется нагонять.
Чтобы не держать в голове много всплывающих задач, я создаю to do list - некий черновик на отдельном листе, куда вношу новые дела, как только они появляются. Это позволяет очистить разум и снять беспокойство. Я вообще стараюсь все фиксировать, поэтому веду сразу несколько списков: в ежедневнике, на телефоне и на отдельных листах.
Еще один полезный способ планировать время и переключаться между делами - метод Pomodoro, смысл которого заключается в том, чтобы делить все задачи на 25-минутные интервалы, по истечении которых берется пятиминутный тайм-аут. Когда необходимо выполнить объемную задачу, ее можно разбить на несколько составляющих. Например, если речь идет о подготовке большого отчета, то за первые 25 минут можно составить план и собрать необходимые данные. Еще два-три «помидора» понадобятся, чтобы написать текст, и один-два - чтобы вычитать его и финально доработать. В перерывах между рабочими раундами тоже можно сделать что-то полезное, например, обсудить текущие вопросы с подчиненными или выпить кофе, дав глазам отдохнуть от монитора. Pomodoro реально помогает увеличить производительность труда.
Никита Рогозин
исполнительный директор системы контроля действий сотрудников «Стахановец»
Задач всегда больше, чем можно выполнить, поэтому не стоит забывать о принципе синхронизации случайностей из закона Мерфи: задачи поступают в случайном порядке, но чаще всего одновременно. Методы управления этой проблемой разнятся от того, является ли человек руководителем или же он выступает в роли исполнителя.
Если у руководителя есть подчиненные, то ему необходимо научиться контролю и правильному делегированию обязанностей: самостоятельно со всеми задачами не справиться. Но для того, чтобы это работало, нужно, чтобы коллектив доверял начальству и понимал, что он перекладывает на них задачи не просто так, а потому что это нужно организации. При этом не стоит забывать о контроле: фамильярные и панибратские отношения с сотрудниками могут отрицательно сказаться на их эффективности.
Если подчиненных нет, то человеку нужно научиться отказываться от задач, но так, чтобы не вызывать раздражения у руководителя. В этом случае лучшая стратегия - прозрачность и умение расставлять приоритеты. Задачу, на которую объективно не хватает времени, лучше обсудить с руководством. Во время разговора сотруднику стоит упомянуть, что сейчас перед ним стоят задачи А, Б, В, Г с определенными сроками и приоритетом, поэтому выполнить еще одну ему не хватит ни сил, ни ресурсов. Здесь будет правильно уточнить, какая из задач наиболее срочная, чтобы в первую очередь взяться за нее и попросить о переносе дедлайнов по остальным. Такой подход имеет очень большие стратегические плюсы, включая повышение: начальство увидит в сотруднике человека, который умеет планировать свою работу, оценивать приоритетность задач.
Изо дня в день вы хронически ничего не успеваете. Вы стремитесь сделать все намеченные дела, но у вас каждый раз ничего не получается. То одно случится, то другое, вам постоянно что — то мешает решать все проблемы своевременно. В итоге ваши дела копятся, как снежный ком, а вы в полном бессилии признаёте свое поражение.
Вы как будто слышите внутри себя голос: «сделаю завтра», «потом», «только не сейчас», «мне не хочется этого делать», «только не сегодня, я так устал» и так далее. Таким образом ваше подсознание не хочет, чтобы вы выходили из зоны комфорта и начинали совершенствоваться и лишний раз напрягаться. Поэтому оно изо всех сил противится попыткам развить самодисциплину и силу воли.
Успех во многом зависит от волевых качеств и сильного характера. Однако немаловажную роль в достижении результатов играет знание основ самоменеджмента.
Самоменеджмент или таймменеджмент- техника правильного использования времени
Самоменеджмент помогает выполнять работу с меньшими расходами, лучше организовать труд (следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, как результат, уменьшить спешку и стрессы.
Самоменеджмент - это последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в повседневной практике, с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих же целей.
Интересно, что на 95 процентов эффективная организация распорядка дня зависит именно от вас и лишь 5 процентов от объективных обстоятельств.
В спокойной обстановке проанализируйте свои ежедневные действия, после составьте список необходимых дел на завтра.
Список дел должен отражать ваши реальные задачи на завтра. Теперь расставьте дела в списке в соответствии со временем их выполнения.
Чтобы грамотно организовать свой распорядок дня по возможности перестройте график так, чтобы он более гармонично соответствовал времени и одно дело не накладывалось на другое.
Расставьте приоритеты, которые устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Все дела разделите на 4 группы:
1) срочные (важные дела) - их необходимо выполнить именно завтра;
2) срочные, но менее важные дела;
3) менее срочные, но не менее важные задачи;
44) те дела, которые можно выполнить в последнюю очередь.
После того, как вы определили задачи и расставили приоритеты, необходимо продумать грамотный маршрут.
Детально представьте свой завтрашний день
Для правильной организации рабочего дня каждый процесс соотносите со временем, потраченным на его выполнение. Прокрутите в голове весь распорядок дня несколько раз.
Постепенно продвигайтесь в соответствии со своим планом. Постарайтесь в течение дня не менять намеченных заданий. Не стоит исключать пункты или добавлять новые. Вам необходимо придерживаться оптимального алгоритма вашего распорядка дня, а лишние изменения, к которым вы не готовились вам ни к чему.
Основные правила планирования времени
Соотношение (60:40)
Опыт показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (примерно на 60 %)
Оставьте определенный процент времени как резерв для неожиданных случаев или в результате недооценки длительности других дел.
Планируйте только такой объем задач, с которыми вы реально сможете справиться.
Заполнять потерю времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого рабочего дня наверстывать потерянное накануне.
Во избежание промедления и откладывания дел, нужно устанавливать точные сроки выполнения для всех видов деятельности.
Как правильно организовать рабочий день?
Организация своего рабочего дня должна отвечать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Старайтесь начинать свой рабочий день с позитивным настроем — это будет способствовать успешному разрешению всех запланированных дел.
Начинайте работу по возможности в одно и то же время
Действуйте без промедления, и раскачек. Просто дайте себе время на подготовку к определенным действиям. При чем лучше, если вы сначала уделите время сложным и важным делам. В течение всего рабочего дня старайтесь избегать незапланированных импульсивных действий.
И соблюдайте размеренный темп
Небольшие однородные задания выполняйте серией. Благодаря такой непрерывности и концентрированности на процессе достигается экономия времени.
Такая организация рабочего дня позволит вам использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной работы, а также выкраивать спокойное время для восстановления сил.
Доводите дело до конца, чтобы не тратить время на его выполнение завтра. В конце рабочего дня эффективным будет завершить начатые небольшие дела.
Проконтролировать результаты и составить план на следующий день. Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.
Благодаря такой самоорганизации, вы не только сможете с легкостью решать свои ежедневные задачи, но и найдете недостающее вам раньше время на отдых и развлечения. По возможности хорошо отдыхайте и заряжайтесь позитивными эмоциями.
Будет гораздо проще продвигаться по плану, если за каждый выполненный пункт вы будете себя хвалить. Это будет неплохой мотивацией на пути к самодисциплине, а также кульминацией правильно организованного рабочего дня.
Возьмите за правило регулярно составлять план на следующий день, неделю, месяц и так далее. Чем больше вы будете планировать, тем лучше будете готовы к дальнейшим жизненным событиям.
Правильно организовать рабочий день значит, что вы не только будете выполнять намеченные задачи, но и попробуете их систематизировать, организовать грамотный маршрут между ними, исключая ненужные действия. Возможно, в результате правильной организации у вас даже получится совместить какие — то действия или найти более рациональный вариант их выполнения, все будет четко спланировано и исполнено.
Эффективная организация рабочего дня – это 60% успеха, с помощью которого вы сможете развить самодисциплину и характер.
Кто из нас не задавался вопросом, что же является наибольшей ценностью? Довольно часто мнения по этому поводу расходятся. Одни считают, что информация, другие — время. Несмотря на то, что современное общество имеет достаточно возможностей для экономии времени, почему то именно времени как раз и не хватает. И сразу же в голову приходят мысли: «Почему технический прогресс играет злую шутку?», «Как успеть сделать все да еще и хорошо?», «Как распределять и планировать свой день, чтобы хоть частично себя разгрузить?». Все очень просто. Нужно всего лишь научиться правильно планировать время.
Правила, которых следует придерживаться, если есть желание все успевать
Чтобы все успевать и иметь время на отдых, следует:
- разработать определенный план;
- первоочередно разбирать мелкие по важности дела, не оставляя их на потом;
- не тратить рабочее время впустую на ненужные дела;
- ежедневно анализировать выполненные задачи;
- в зависимости от важности правильно распределять приоритеты;
- следить за порядком;
- выработать в себе силу воли следовать новым привычкам.
Как научиться планировать свой день: этапы планирования времени руководителя
Вроде бы правильно распределить рабочее время, определить последовательность повседневной работы не составляет особого труда, однако, не всем это под силу. Если в голову приходят мысли о том, как своевременно сделать важные дела и не устать, важно научиться правильно планировать и распределять время. Немаловажную роль здесь играет правильно составленный план распорядка дня.
Не стоит забывать о таком важном факторе, как ограниченность времени. Время нельзя остановить, изменить, вернуть, а значит то же самое касается и работы, и дел, и нашей жизни в целом.
Существуют такие этапы планирования рабочего времени:
- выработка дисциплинированности (научиться контролировать свой день – важная задача успешного руководителя);
- определение степени важности дел (допускается планировать не более 3 срочных дел в день);
- рациональное распределение дел на важные, срочные, легкие, простые, незначимые;
- составление поэтапного плана выполнения работ;
- избавление от простых, мелких, легких дел, выполнение которых занимает менее 10 минут (разгрузка последующих дней);
- отказ руководителя от занятий, которые «воруют» время (просмотр сериалов, многочасовое общение в соцсетях, посиделки с друзьями);
- определение каждой вещи в доме и на работе своего места;
- избавление от рабочего хлама (достаточно 10 минут в день, чтобы перебрать документы и выбросить ненужное);
- выбор хобби для досуга.
Чтобы не терять друзей и правильно экономить время, необходимо следовать правилу: посещать страницы в соцсетях 2 раза в неделю, выделять для встречи с друзьями выходные дни, планировать заранее личные встречи, сокращать время «пустых» телефонных разговоров до 15 мин в день.
Как составить план работы
Плодотворное планирование возможно, если придерживаться следующей последовательности в работе:
- Определить цели и задачи, на основании которых разработать план работы. Он может быть краткосрочным (на неделю) либо долгосрочным (на месяц, квартал, год).
Внимание: Успешному руководителю нельзя отступать ни на шаг от плана. Можно вносить в него корректировки, например, менять местами дела, дни важных встреч, планировать на другое время мероприятия, но кардинально изменять нельзя ни в коем случае.
- Распределить задачи и определить сроки их исполнения. Важно научиться в первую очередь выполнять дела, которые имеют ограниченные сроки и те, которые требуют применения больших усилий. Далее можно планировать среднесрочные задачи и работу, требующую выполнения стандартных функций. В последнюю очередь следует выполнять малозначимую работу.
- Обязательная отметка срочных дел, возникших накануне исполнения, в своем ежедневнике или календаре (дает возможность руководителю успевать делать все вовремя, не упуская важных моментов).
- Анализ всех дел, сокращение списка задач (по мере возможности).
Чтобы разгрузить свой день, важно:
- Следовать ограничению выполнения дел: не более 3-х срочных, не более 10-ти в общем за день.
- В планировании придерживаться выполнения сложных задач в более удачное время, желательно в первой половине дня, легких – в конце рабочей смены.
- Не выполнять следующую работу, не завершив предыдущую (важно поэтапно планировать задачи, выполнив оговоренные ранее).
- Не оставлять незавершенные дела, не переносить их на следующий рабочий день.
- Если все же имеются невыполненные задачи, рекомендуется делать о них отметку в календаре важных дел, где особо отмечать их. В случае, если одно и то же дело стабильно «живет» в ежедневнике несколько дней подряд, стоит подумать, как от него отказаться либо просто передать его другому исполняющему лицу.
Секреты рационального планирования
Правильно планировать день позволят:
- оценка плана работы, корректировка заданий, составление распорядка дня;
- контроль за выполнением дел, устранение одновременного выполнения нескольких задач (в противном случае существует риск низкой результативности в работе);
- завершение начатых дел;
- устранение препятствий, которые мешают руководителю выполнять поставленные задачи, отвлекают внимание, влияют на планы;
- чередование работы с отдыхом;
- анализ планирования времени;
- постоянное улучшение своих результатов работы.
Секреты экономии времени руководителя
- Важно объединять похожие задачи, например, совмещать переговоры, разбирать корреспонденцию, отвечать на электронные письма.
- Не менее важно создание спокойной обстановки. Это необходимо для того, чтобы ничто не отвлекало от работы.
- Ограничение своего рабочего времени позволит избежать малопродуктивного результата от деловых встреч.
- Умение распределять приоритеты – важный показатель рациональности и последовательности дел, который влияет на достижение поставленных целей.
- Выполнение исключительно важных дел позволяет руководителю добиться высоких показателей в своей работе.
- Значительную часть времени поможет сэкономить распределение задач между сотрудниками.
- Не менее важна поэтапность в работе. Двигаться к цели намного легче, если подниматься по лестнице, начиная с мелочей и достигая высот.
- Ведение ежедневника важных дел поможет устранить накладку одних задач на другие, скопление дел в конце месяца.
- Важные решения лучше принимать с утра. Таким образом можно создать ощущение успешности на весь рабочий день.
- Составляя планы, графики дел, важно учитывать истинный уровень трудоспособности, поскольку именно он влияет на конечный результат работы.
